Pivot-taulukon hallinta

Tällä videolla syvennämme pivot-toiminnallisuuteen liittyvää osaamista ja käymme läpi toimintoja, joilla saat pivot-taulukoista enemmän irti. Videon lopussa näytän myös miten voit havainnollistaa pivot-taulukon tietoja pivot-kaavion avulla.

Taulukkosivulla nyt näkyvä pivot-taulukko pohjautuu samoihin polkupyörien myyntitietoihin joita olemme käsitelleet edellisillä videoilla.

Vaihdan ensin Rakenne-välilehdeltä raportin asetteluksi Näytä jäsennettynä, jolloin näen pivot-taulukon laskenta-alueella mukana olevien kenttien nimet.

Aiemmassa videossa näimme, että Tuotetiedot sisälsivät Myyjä-nimisen kentän. Koska tämä kenttä ilmaisee itseasiassa myydyn pyörän merkin, haluaisin muuttaa kentän nimen. Tämä tapahtuu muuttamalla pivotin tietolähteen tietoja.

Siirryn Tuotetiedot-taulukkosivulle ja teen muutoksen. Sen jälkeen palaan pivot-taulukkoon. Täällä kentän nimi on kuitenkin edelleen Myyjä.

Jos pivot-taulukon tietolähteen tiedot muuttuvat, tulee pivot-taulukko päivittää. Koska pivot pohjautuu tietomalliin, jossa on useita taulukoita, napsautan Analysoi-välilehdeltä Päivitä-painikkeen alla olevaa pientä nuolta ja valitsen Päivitä kaikki. Nyt kentän nimi on päivittynyt myös pivot-taulukon laskenta-alueella ja kenttäluettelossa.

Lajittelu ja suodatus

Lajitellakseni pivot-taulukon kenttiä napsautan auki kenttään liittyvän pudotusvalikon ja valitsen halutun järjestyksen.

Saman valikon kautta pystyn myös rajaamaan tarkastelun vain tiettyihin merkkeihin tai tiettyihin tuotteisiin. Tällöin kaikki yhteensä rivien arvot päivittyvät, koska pois rajattuja tietoja ei oteta mukaan laskuissa.

Jos taas haluan pitää kaikki tiedot laskennassa mukana mutta keskittyä tarkemmin tietyn merkin tuotekohtaiseen myyntiin, voin hyödyntää merkin nimen vieressä olevia miinus tai plus-painikkeita. Kutistaakseni tai laajentaakseni kaikki merkit voin napsauttaa Analysoi-välilehdeltä löytyviä Kutista kenttä tai Laajenna kenttä -painikkeita.

Arvokentän laskentaperusteen muuttaminen

Tähän asti olen tutkinut tuotteiden myyntihintojen summia. Entä jos haluaisin tarkastella tuotemyyntien keskiarvoja esimerkiksi kaupungeittain?

Tämä onnistuu helposti. Poistan myyjäkohtaiset tiedot pivot-taulukon laskenta-alueelta ja tuon tilalle kaupungit.

Sen jälkeen valitsen laskenta-alueelta jokin solun ja siirryn kentän asetuksiin. Valitsen Arvokentän laskentaperusteeksi keskiarvon. Nyt näen kunkin tuotteen myyntihinnan keskiarvon kussakin kaupungissa. Lukuja vertailemalla huomaan, että keskiarvon poikkeamat ovat isompia kalliiden tuotteiden kohdalla ja pienempiä edullisempia tuotteiden kohdalla.

Entäpä jos olisin kiinnostunut myytyjen tuotteiden lukumääristä? Siirryn jälleen kentän asetukseen ja valitse tällä kertaa laskentaperusteeksi Laske-funktion. Kun hyväksyn valinnan ok:lla pivot-taulukossa näytetään kaupunkikohtaiset myytyjen tuotteiden lukumäärät.

Entä, jos haluaisin nähdä korreloiko tuotteen keskihinta myytyjen tuotteiden lukumäärän kanssa?

Poistan ensin kaupunkikohtaiset tiedot, jotta pivot-taulukkoa on helpompi lukea. Raahaan sitten Hinta-kentän Arvot-alueelle. Mikään ei estä saman kentän raahamista arvot-alueelle useampaan kertaan.

Nyt laskenta-alueelta löytyy Määrä Hinta ja Summa Hinta-sarakkeet. Vaihdan Määrä Hinta kentälle kuvaavamman nimen Määrä kpl. Valitsen jonkin Summa Hinta solun ja siirryn kentän asetuksiin ja vaihdan keskiarvon laskentaperusteeksi.

Nyt näen kunkin tuotteen kappalemääräisen myynnin ja tuotteen keskimääräisen hinnan. Lajittelakseni nousevasti tai laskevasti valitsen ensin minkä tahansa kappalemäärää edustavan solun, siirryn Tiedot-välilehdelle ja napsautan haluamaani lajittelu-painiketta.

Tietoja katselemalla tuotteen keskihinta näyttäisi korreloivan vahvasti tuotteen kappalemääräisen myynnin kanssa. Edullisia tuotteita on myyty määrällisesti enemmän ja kalliimpia vähemmän.

Aika-tiedon ryhmittely

Tarkastellaan seuraavaksi eri merkkisten tuotteiden myyntiä vuositasolla. Siivotaan kuitenkin ensin pivot-taulukkoa hieman.

Lisään Myyntipäivä (Vuosi) kentän Arvot-alueelle. Sen jälkeen valitsen minkä tahansa myyntipäivän sisältävän solun ja valitsen Ryhmittely > Ryhmittele kenttä. Valitsen ryhmiteltäväksi Neljännesvuodet ja vuodet ja napsautan ok.

Näin Myyntipäivä-kenttä on ryhmitelty vuosien ja neljännesvuosien mukaan. Pystyn nyt tarkastelemaan vuosikohtaisia myyntilukuja ja tarvittaessa tutkimaan vuosineljännes-kohtaisia tietoja tietyltä vuodelta.

Huomaa miten Excel määrittää uudelleen sarakeleveydet,joka kerta kun laajennan tietyn vuoden vuosineljänneskohtaiset tiedot.

Jotta taulukko pysyisi luettavana kun avaan tai suljen vuosikohtaisia tietoja, muutan pivot-taulukon asetuksia niin, että sarakeleveyksiä ei soviteta automaattisesti uudelleen kun taulukko päivittyy.

Vertailu edelliseen vuoteen

Entäpä jos haluaisin nähdä taulukosta suoraan miten tuotemyynti on muuttunut suhteessa aiempaan vuoteen? lisään Hinta-kenttä Arvot-alueelle toiseen kertaan.

Annan kentälle nimeksi esim. Erotus edelliseen. Siirryn arvokentän asetuksiin ja valitsen Näytä arvot muodossa.

Valitsen pudotusvalikosta Ero, asetan Peruskentäksi Myyntipäivä (vuosi) ja Perusosaksi edellinen. Hyväksyn ok:lla.

Vuoden 2018 kohdalla Erotus edelliseen -sarake on tyhjä, koska sitä aiempia tietoja ei ole saatavilla. Vuoden 2019 kohdalla sen sijaan näen euromääräisen erotuksen suhteessa edelliseen vuoteen.

Osittajien käyttö rajauksessa

Näytän seuraavaksi miten voit entisestään nopeuttaa pivot-taulukon käsittelyä osittajien avulla. Siivotaan kuitenkin ensin pivot-taulukkoa hieman.

Valitaan Analysoi-välilehdeltä Lisää osittaja. Valitaan osittajiksi Myyjä ja pyörän tyyppi ja klikataan ok.

Nyt tarkastelu voidaan entistä kätevämmin rajata koskemaan tiettyjä myyjiä tauko tai tiettyä pyörätyyppiä tauko.

Huomaa myös, että napsauttaessani monivalinta-tilan päälle voin valita useita rajausehtoja aktiiviseksi samasta osittajasta.

Pivot-kaavio

Näytän seuraavaksi miten pivot-taulukosta voidaan luoda kaavio, jonka avulla tietojen havainnolistaminen on helppoa.

Klikkaan Analysoi-välilehdeltä Pivot-kaavio. Valitsen sopivan kaaviolajin kuten esimerkiksi viivakaavion.

Kaavio luodaan omaksi objektiksi samalle taulukkosivulle. Kun kaavio on aktiivinen, on siihen liittyvä tilannekohtainen välilehti Rakenne näkyvissä. Tarvittaessa voisin siirtää kaavion omalle taulukkosivulleen Siirrä kaavio-painikkeesta, mutta jätän kaavion tässä esimerkissä nykyiselle taulukkosivulle.

Kaaviota olisi helpompi lukea jos Myyntipäivä (vuosi)-kenttä olisi kaavion vaaka-akselilla ja pyörän tyyppi puolestaan selitteessä. Vaihdan kenttien sijaintia.

Nyt kaaviosta on helppo lukea myynnin pyörätyyppikohtainen kehitys tarkasteltujen vuosien aikana. Osittajien avulla voin edelleen rajata tarkastelun ehtoja, jolloin kaavio päivittyy automaattisesti.

Jos haluaisin myöhemmin poistaa osittajan, onnistuisi se valitsemalla osittaja-objekti ja painamalla sitten delete-näppäintä.

Yhteenveto

Tällä videolla olemme käyneet läpi monia pivot-taulukoiden ominaisuuksia, jotka tukevat erilaisten yhteenvetotietojen ja raporttien laatimista. Jos et ole aiemmin hyödyntänyt pivot-taulukoita, on nyt sopiva aika miettiä, minkälaisissa tehtävissä ja prosesseissa niistä voisi olla eniten hyötyä.