Pivot-taulukon luominen ja perustoiminnallisuudet

Tällä videolla luon pivot-taulukon hyödyntämällä edellisellä videolla luomiani yhteyksiä eli tietomallia.

Sana pivot-tarkoittaa pyörimistä tai kääntymistä tai vastaavasti kiintopistettä, jonka ympäri pyöritään. Pivot-taulukon nimitys tulee juuri siitä, että toiminnon avulla pystyn nopeasti vaihtamaan näkökulmaa, josta tarkastelen haluttua tietojoukkoa ja luomaan erilaisia yhteenvetoja.

Pivot-taulukon luomisen edellytykset

Pivot-taulukon luomiselle on tiettyjä edellytyksiä.

• Ensinnäkin, Excel-taulukossa olevat tiedot tulee olla listana siten, että kunkin tietueen tietojen — (tässä tapauksessa myyntitapahtumaan liittyvien tietojen — tulee olla omalla rivillään.
• Toiseksi, tietueen tietojen otsikot tulee olla tietoalueen yläpuolella, aivan kuten tässäkin esimerkissä.
• Kolmanneksi, tietoalueella ei tule olla tyhjiä rivejä eikä tyhjiä sarakkeita. Helppo tapa varmistaa asia, on valita jokin tietoalueen solu ja käyttää näppäinkomentoa Ctrl+nuoli alaspäin tietoalueen yhtenäisen alueen alareunaan siirtymiseen ja vierittää näyttöä vielä hieman alaspäin. Pääsen takaisin tiedoston alkuun vastaavasti painamalla Ctrl+nuoli ylöspäin.

Pivot-taulukko pohjautuu lähdetietoihin. Lähdetietoja ovat tässä tapauksessa myyntitapahtumien listaus sekä myytyjen tuotteiden tarkemmat tiedot, jotka yhdistin myyntitapahtuman tietoihin tuotekoodin avulla edellisellä videolla.

Heti alussa on hyvä tiedostaa, että Pivot-taulukkoa käsiteltäessä ja erilaisia yhteenvetoja luotaessa pivot-taulukon käyttämiä lähdetietoja ei yleensä tarvitse muokata. Lähdetiedot kannattaa säilyttää omalla välilehdellään eikä tälle välilehdellä kannata sijoittaa mitään muuta tietoa.

Pivot-taulukon luominen ja käsittely

Lähden seuraavaksi luomaan pivot-taulukkoa. Valitsen minkä tahansa solun lähdealueen sisältä, siirryn Lisää-välilehdelle ja napsautan Pivot-taulukko-painiketta. Koska edellisellä videolla loin yhteyden myyntitapahtumien ja tuotetietojen välillä, valitsen Valitse analysoitavat tiedot kohdassa vaihtoehdon Käytä tämän työkirjan tietomallia.

Pivot-taulukko kannattaa yleensä sijoittaa omaan laskentataulukkoonsa, joten jätän sijoituskohteksi oletusvalinnan eli vaihtoehdon Uusi laskentataulukko.

Kun napsautan OK-painiketta, Excel luo uuden Pivot-taulukon ja sijoittaa sen uudelle taulukkosivulle. Heti ensitöikseni annan taulukkosivulla kuvaavan nimen: Myyntitapahtumat-pivot.

Pivot-taulukon kenttiä ei ole tässä vaiheessa määritelty, joten Pivot-taulukon laskenta-alueella näkyy tyhjää Pivot-taulukkoa kuvaava objekti. Pivot-taulukon kentät löytyvät näyttöni oikeasta laidasta. Huomaa, että jos valitsen solua, joka ei kuulu pivot-taulukkoon, kenttäluettelo katoaa näkyvistä. Napsauttamalla uudestaan Pivot-objektin päältä, kenttäluettelo ilmestyy jälleen näkyviin.

Pivot-taulukon kenttäluettelon yläosassa näkyvät kentät, joita voin hyödyntää pivot-taulukossa. Koska käytin tietomallia, joka koostui kahdesta nimetystä taulukosta, on kenttäluettelon kentät ryhmitelty nimettyjen tietoalueiden mukaan.

Kenttäluettelon alapuolella näkyy neljä eri aluetta, joista kukin vastaa tiettyä Pivot-taulukon osaa.

Raahaan hiiren ykköspainikkeella Tuotetiedot-ryhmän alta Tuotteen nimi -kentän Rivit-alueelle. Tällöin Pivot-taulukko-objekti näytön vasemmassa laidassa päivittyy ja taulukkosivulle ilmestyvät tuotenimet aakkosjärjestyksessä.

Arvot-alueelle sijoitetaan yleensä aina jokin numeerisina arvoina ilmaistava tieto. Tässä tapauksessa olen kiinnostunut polkupyörien myynnistä, joten raahaan seuraavaksi hiiren ykköspainikkeella Myyntitapahtumat-ryhmän alta Hinta-kentän Arvot-alueella, jonka seurauksena laskentataulukkoon ilmestyy kunkin tuotteen euromääräinen myynti.

Kunkin tuotteen myyntiluvussa summattu yhteen kaikki ne myyntitapahtumat, joissa on myyty kyseistä tuotetta. Olen kiinnostunut näkemään miten myynti jakautuu alueittain, joten raahaan Myyntitapahtumat-ryhmän alta Kaupunki-kentän Sarakkeet-alueelle.

Tämän seurauksena pivot-taulukon laskenta-alueella näkyy nyt kaikki ne kaupungit, joissa tuotteita on myyty. Näen myyntiluvut kustakin tuotteesta kunkin eri kaupungin osalta, tiedon kunkin tuotteen kokonaismyynnistä tietyssä kaupungissa sekä kaikkien tuotteiden kokonaismyynnin.

Seuraavaksi tartun kiinni Myyntitapahtumat-ryhmän alla olevaan Myyjä-kenttään ja raahaan sen Sarakkeet-alueelle. Huomaa, että myös Tuotetietojen alla on yritykseen viittava Myyjä-niminen kenttä, mutta nyt olen kiinnostunut nimenomaan Myyntitapahtumien alta löytyvästä Myyjä-kentästä.

Nyt näen pivot-taulukon laskenta-alueella yhä tarkempia yhteenvetotietoja myyntitapahtumista. Näen muun muassa sen, että Alex ja David ovat myyneet tuotteita ainoastaan Amsterdamisssa, Susan ja Tom Helsingissä ja Lisa ja Matt Lontoossa.

Huomaan myös, että tuotetta Ride 90 Claris vastaavalla rivillä on tyhjiä rivejä Amsterdamia ja Helsinkiä vastaavissa sarakkeissa. Toisin sanoen, tätä tuotetta on myyty ainoastaan Lontoossa myyjien Lisa Ja Matt toimesta.

Mitä tapahtuu jos raahaan Myyjä-sarakkeen Kaupunki-sarakkeen yläpuolelle? Kokeillaan. Näen oleellisesti samat tiedot, mutta nyt myyntitapahtumat jaetaan ensin myyjien perusteella ja sen jälkeen kaupungin perusteella. Kuten huomaamme, Pivot-taulukko tarjoaa hyvin monipuolisen tavan luoda erilaisia yhteenvetojatietoja.

Seuraavaksi haluan hieman yksinkertaistaa luomaani Pivot-taulukkoa. Haluan poistaa Myyjä-kohtaiset tiedot Pivot-taulukon laskenta-alueelta. Kentän poistamiseen Pivot-taulukosta on useita eri tapoja. Huomaa, että mikään mitä teen tällä, Pivot-taulukon sisältävällä taulukkosivulla ei vaikuta Pivot-taulukon lähdetietoihin, jotka ovat tallessa omalla taulukkosivullaan. Kun siis puhun kentän poistamisesta, tarkoitan kentän poistamista näytön vasemmassa reunassa olevalta Pivot-taulukon laskenta-alueelta.

Napsauttamalla kentän päältä hiiren ykköspainikkeella, saan näkyviin erilaisia vaihtoehtoja kentän uudelleensijoittamiseen. Poistaminen on kuitenkin helpointa tarttumalla kiinni poistettavaan kenttään ja raahamalla se pois kenttäluettelosta. Vapauttaessani hiiren ykköspainikkeen laskenta-alueen päällä, poistuu kenttä Pivotin laskenta-alueelta.

Tehtävä: Pivot-taulukon käsittely

Harjoittele seuraavaksi Pivot-taulukon käyttöä. Muokkaa pivot-aluetta seuraavaksi siten, että se näyttää tältä. Vasemman reunan jälleenmyyjä-tiedon ilmaisee Myyjä-kenttä, joka löytyy Tuotetietojen alta.

Pysäytä nyt video hetkeksi ja yritä ratkaista tehtävä. Katso sitten malliratkaisu.

Näytän seuraavaksi tehtävän malliratkaisun.

TAUKO.

Pivot-taulukon asetukset

Hienoa, nyt meillä on konkreettinen käsitys siitä mitä Pivot-taulukot ovat ja miten niitä luodaan ja hallitaan.

Luodaan vielä pikainen katsaus minkälaisia mahdollisuuksia Pivot-taulukkoon liittyvät tilannekohtaiset välilehdet tarjoavat.

Pivot-taulukkoon liittyy kaksi tilannekohtaista välilehteä: Analysoi ja Rakenne. Analysoi-välilehden vasemmasta reunasta löytyy Pivot-taulukko -painike. Se tarjoaa mahdollisuuden Pivot-taulukon nimeämiseen ja Pivot-taulukon asetuksiin siirtymiseen.

Oletusasetukset ovat hyvät ja Pivot-taulukon asetuksia tarvitsee harvoin muuttaa.

Kentän asetuksia saattaa sen sijaan tulla tarve muuttaa, riippuen siitä minkälaisia yhteenvetoja halutaan tehdä. Tämän taulukon luettavuutta parantaisi esimerkiksi se, että luvuissa käytettäisiin tuhaterottimia.

Valitsen ensin laskenta-taulukosta solun, johon liittyvän kentän asetuksia haluan muuttaa. Napsautan sen jälkeen Kentän asetukset-painiketta. Pääsisin samaan asetusikkunaan myös hiiren kakkospainikkeen kautta, valitsemalla Arvokentän asetukset. Palaan muihin ikkunan tarjoamiin vaihtoehtoihin myöhemmillä videoilla, mutta nyt napsautan Lukumuotoilu-painiketta. Samaan tapaan kuin muotoillessani tavallisia solualueita, valitsen Luku, määritän desimaalien lukumäärän nollaksi ja täppään Käytä tuhaterotinta-valintaruudun päälle sekä hyväksyn asetusten muutokset OK-painikkeella.

Jatketaan valintanauhan asetusten läpikäymistä. Osittaja on kätevä toiminto tietojen suodattamiseen, palaamme sen hyödyntämiseen myöhemmin tällä kurssilla.

Jos lähdetiedot muuttuisivat, jos esimerkiksi liittäisin lisää myyntitietoja nykyisen myyntialueen jatkoksi, voin päivittää Pivot-taulukon tiedot Päivitä-painikkeella.

Pivot-kaavio on kätevä tapa havainnollistaa tietoja. Palaamme senkin käyttöön myöhemmin tällä kurssilla.

Jos taas erehtyisit vahingossa sulkemaan Pivot-taulukon kenttäluettelon, saat sen takaisin näkyviin valitsemalla Näytä > Kenttäluettelo.

Rakenne-välilehdeltä voi mainita Raportin asettelu -painikkeen, joka tarjoaa muutaman eri vaihtoehdon pivot-taulukon laskenta-alueen tietojen järjestämiselle.

Rakenne-välilehdeltä voin vaihtaa myös ulkoasumallia, jota käytetään pivot-taulukon laskenta-alueen visuaaliselle ilmeelle.