Tietojen koonti consolidate-toiminnolla

Tällä videolla näytän miten voit hyödyntää Kokoa- eli Consolidate-toimintoa tietojen kokoamiseen yhteen taulukkoon.

Tässä excel-tiedostossa on useita taulukkosivuja. Kolmella ensimmäisellä taulukkosivulla on kullakin polkupyörien euromääräinen myynti tiettynä vuonna, muutaman eri tuotteen osalta. Myynti on eritelty kvartaaleittain.

Tarkoitus olisi koota tiedot yhteen Yhteenveto-taulukkosivulle. Huomaa, että kaikkia tuotteita ei esiinny kaikilla taulukkosivuilla. Myös tuotteiden määrä voi vaihdella hieman. Esimerkiksi vuonna 2020 on tässä esimerkissä myyty neljää tuotetta ja aiempina vuosina kolmea tuotetta.

Siirryn Yhteenveto-välilehdelle. Voisin valita minkä tahansa solun sijainniksi, johon koonti tehdään, mutta selkeyden vuoksi valitsen solun A3, joka on tietojen sijainti myös muilla taulukkosivuilla.

Seuraavaksi siirryn Tiedot-välilehdelle ja napsautan Kokoa-painiketta. Avautuvassa ikkunnassa voin vaikuttaa siihen miten kokoaminen tehdään.

Funktio-pudotusvalikosta voin valita kokoamisessa käytettävän funktion.

Koska olen kiinnostunut eri vuosina myytyjen tuotteiden summasta, tulee funktio-kohdassa olla valittuna Summa.

Seuraavaksi napsautan Viittaus-kenttää. Siirryn 2018-taulukkosivulle, valitsen myyntitiedot otsikoineen ja napsautan Lisää-painiketta. Toistan saman muiden taulukkosivujen kohdalla.

Seuraavaksi varmistan, että Käytä otsikoita Yläriviltä ja Vasemmasta sarakkeesta ovat päällä. Täppään myös kohdan Luo linkit lähdetietoihin. Tällöin koontitaulukko päivittyy jos lähdetiedot muuttuvat.

Klikkaan lopuksi OK-painiketta.

Nyt koontitiedot ovat valmiina. Excel on automaattisesti luonut taulukkoon myös jäsennyksen. Klikkaamalla plus-painikkeesta saan avattua kunkin tuotteen myyntitiedot eri vuosina. Vastaavasti miinus-painikkeesta yksityiskohtaiset tiedot piilotetaan.

Jos haluaisit myöhemmin poistaa jäsennykset, se onnistuisi valitsemalla Tiedot-välilehdeltä Jäsennä > Pura ryhmittely > Poista jäsennys.

Koonti-toiminto on hyödyllinen tietyissä tilanteissa, kuten luotaessa kertaluonteisia yhteenvetoja. Pidä kuitenkin mielessä, että Pivot-taulukot tarjoavat usein monipuolisemman ja joustavamman tavan erilaisten yhteenvetotietojen tarkasteluun.